Guía para productores
Qué necesitás para organizar tu primer evento: el checklist real
Casi todas las guías de "organizá tu primer evento" arrancan por la inspiración. Esta arranca por lo que te van a pedir: los números, los datos del formulario y las decisiones que si no tomás antes, te explotan después. Es la lista que nos hubiera servido a nosotros.
1. Los números, antes que el flyer
Sumá todo lo que vas a pagar sí o sí: sala o alquiler, sonido, artistas, seguridad, limpieza, permisos, difusión. Ese total dividido por el precio que pensás cobrar te da cuántas entradas necesitás vender para no perder plata. Es un número, no una sensación, y conviene tenerlo escrito antes de enamorarte de la idea.
Si ese número es más alto que la capacidad del lugar, no hay flyer que lo arregle: hay que bajar costos o subir el precio.
2. Los datos que te va a pedir el formulario
Tenerlos juntos antes de sentarte a cargar el evento te ahorra media tarde:
- Título del evento y tipo (fiesta, show, teatro, festival, etc.).
- Fecha y hora. Si todavía no están cerradas, se pueden dejar como a definir.
- Lugar y ciudad. El nombre del lugar también admite a definir.
- Flyer o imagen. La subís o pegás un link. Cargala antes de compartir el link de venta: es lo que se ve cuando alguien lo pasa por WhatsApp.
- Descripción. Qué es, para quién, qué incluye. Escribila para alguien que no te conoce.
- Tipos de entrada, con precio y cupo cada uno.
Hay dos opciones más que valen la pena conocer desde el día uno: podés armar un evento de varios días, con sus jornadas, y podés dejarlo oculto para probarlo y compartirlo solo con quien quieras antes de hacerlo público.
3. Tipos de entrada y cupo
Empezá simple. Para un primer evento, dos o tres tipos alcanzan y sobran: una general, una tanda anticipada más barata y, si corresponde, una VIP que incluya algo concreto (mesa, acceso a otro sector, barra). Un VIP que no incluye nada es solo una entrada cara.
El cupo de cada tipo es obligatorio y es tu única red de seguridad: cuando se agota, se agota. Cargá el cupo real de la sala menos lo que reservás para cortesías, prensa y producción.
Si querés más detalle sobre cómo escalonar precios, está desarrollado en la guía de precios y tandas.
4. Cómo se cobra y quién paga el cargo
En ENTRÁ el cargo por servicio lo paga el comprador, sumado sobre el precio de tu entrada y mostrado en el checkout antes de confirmar. Para vos eso significa una cuenta simple: te entra el precio que pusiste.
La contracara, que conviene tener presente al fijar el precio: el número que ve tu público es un poco más alto que el que vos cargaste. Ponete en el lugar del que compra y mirá el total final antes de decidir.
Si el evento es gratuito, la reserva no tiene cargo para nadie.
5. Cortesías: contalas antes, no después
Las cortesías son el agujero clásico del primer evento. Aparecen de a una, siempre con un buen motivo, y para el día del show tenés treinta personas que ocupan lugar y no pagaron.
Hacé al revés: decidí el número antes de abrir la venta, restalo del cupo, y emitilas desde el panel con el motivo anotado. Cada cortesía se emite con su QR y su mail, igual que una entrada vendida, así que en la puerta se controlan igual que el resto.
6. La puerta: quién y con qué
Definí esto antes, no el día del evento:
- Quién escanea. Necesitás al menos una persona dedicada solo a eso.
- Con qué. Un celular con cámara y la cuenta habilitada para el control de acceso.
- Qué se hace ante un rechazo. Alguien tiene que poder resolver a un costado sin frenar la fila.
El detalle de cómo funciona está en la guía de control de acceso. Lo importante ahora es que la puerta figure en tu presupuesto y en tu lista de personas, no que aparezca como sorpresa.
7. La revisión antes de abrir la venta
Diez minutos que te ahorran mensajes durante una semana:
- Abrí la página pública de tu evento y leela como si no fueras vos.
- Verificá fecha, hora, lugar y ciudad. Es el error más caro y el más común.
- Revisá precio y cupo de cada tipo de entrada.
- Comprá una entrada de prueba o hacé una reserva si el evento es gratuito, y fijate que te llegue el mail con el QR.
- Pegá el link en un chat y mirá cómo se ve la previsualización.
- Definí tu política de devoluciones y decila en la descripción. Si no la escribís antes, la vas a improvisar en el peor momento.
Recién ahí apretá Lanzar Venta Oficial. La venta la abrís vos, cuando querés: no hay una fecha programada que la abra sola.
8. El día del evento
A todos los que compraron les llega un mail de recordatorio el día previo con los datos del evento. Vos ocupate de tres cosas: que la persona de la puerta llegue antes que el público, que tenga batería y datos, y que sepa a quién llamar si algo no cierra.
Preguntas frecuentes
¿Qué necesito para empezar a vender entradas de mi primer evento?
Como mínimo: fecha, lugar, un flyer, los tipos de entrada con su precio y su cupo, y una descripción de qué es el evento. En ENTRÁ, además, hace falta tener el panel de productor habilitado: la cuenta se crea sola, pero el permiso para vender lo activa el equipo a mano, así que conviene pedirlo unos días antes de querer abrir la venta.
¿Puedo publicar un evento si todavía no tengo el lugar o la fecha confirmados?
Sí. El formulario permite dejar la fecha, la hora o el lugar como a definir, para que puedas armar la página y empezar a comunicar mientras cerrás esos detalles. También podés dejar el evento oculto y compartirlo solo con quien vos quieras. Lo que conviene no hacer es vender entradas con la fecha en el aire: si después cambia, tenés que avisarle a todo el que ya compró.
¿Cuánto me cobra la plataforma por vender entradas?
El cargo por servicio lo paga el comprador, sumado sobre el precio de la entrada y a la vista en el checkout antes de confirmar. Eso significa que a vos te entra el precio que pusiste, sin descuentos por comisión. En eventos gratuitos la reserva no tiene cargo para nadie.
¿Cuántas cortesías conviene dar en un evento?
Las que hayas decidido antes de abrir la venta, no las que vayan apareciendo. Definí el número, restalo del cupo que ponés a la venta y anotá el motivo de cada una. Las cortesías ocupan lugar real en la sala y no pagan la sala, así que si no las contás de antemano terminás vendiendo menos de lo que creías o entrando más gente de la que entra.
Armá tu primer evento con ENTRÁ
Cargás el evento, ponés precios y cupos, lanzás la venta cuando querés y controlás la puerta desde el celular. El cargo lo paga el comprador: a vos te entra el precio que pusiste.
Quiero vender con ENTRÁ