Guía para productores
Cómo funciona el control de acceso el día del evento
La venta se hace durante semanas. La puerta se juega en dos horas, y es el único momento en que todo tu público te ve trabajar. Esta guía es lo que pasa en esas dos horas: qué necesitás, qué ve la persona que escanea, y qué hacer con los casos que siempre aparecen.
1. Qué necesitás en la puerta
- Un celular con cámara por puesto de control. No hace falta comprar lectores: se escanea desde el navegador del teléfono.
- Una cuenta habilitada para el control de acceso, con sesión iniciada antes de que llegue el público.
- El evento seleccionado en la pantalla de control. Si tenés varios eventos, elegirlo es el primer paso.
- Batería y datos. Obvio, y sin embargo es lo que más falla. Llevá un cargador portátil.
- Una persona dedicada solo a escanear, y otra que resuelva los casos raros a un costado.
Ese último punto no es un lujo: es la diferencia entre una fila que avanza y una fila que se traba porque el que escanea se puso a investigar un caso.
2. Qué ve la persona que escanea
Apuntás la cámara al QR y la respuesta aparece de inmediato, grande y en color:
- Verde: ingreso autorizado, con el nombre de quien compró y el tipo de entrada. Ese dato importa: si el tipo dice VIP, esa persona va al sector VIP.
- Rojo: denegado, con el motivo escrito.
Después de cada lectura hay una pausa corta antes de aceptar el siguiente código. Suena a detalle, pero evita el problema clásico de la cámara que lee el mismo QR tres veces mientras la persona todavía está guardando el celular.
3. Qué rechaza el sistema, y por qué
- Entrada ya utilizada. El caso más común y el que más plata te salva. Muestra a nombre de quién está y hace cuánto ingresó: si fue hace dos minutos, alguien pasó la captura; si fue hace dos horas, esa persona ya está adentro.
- Entrada de otro evento. Pasa más de lo que parece con público que va a varias cosas el mismo fin de semana.
- Entrada cancelada o devuelta. Si la devolviste, el QR deja de servir.
- Código inexistente. Ahí es donde caen los QR inventados o las capturas editadas.
Cada intento —autorizado o rechazado— queda registrado con su horario. Al terminar el evento tenés el historial completo: cuánta gente entró, a qué hora y cuántos rechazos hubo. Ese registro es lo que convierte una discusión en un dato.
4. El que compró pero no tiene el QR
Siempre pasa: se quedó sin batería, borró el mail, compró la entrada su hermana. Desde la misma pantalla de control podés buscar la compra por nombre, por correo o por DNI, ver el estado de esa entrada y validarla ahí mismo.
Por eso, en toda tu comunicación, pedí una sola cosa: que lleven el DNI. Es lo que convierte un problema de diez minutos en uno de diez segundos.
También podés tipear el código a mano cuando la pantalla del cliente está rota, rayada o con el brillo tan bajo que la cámara no engancha.
5. Si se cae internet
La señal en la puerta de un evento es mala por definición: mucha gente, poca cobertura, un galpón. El control de acceso está pensado para eso: cuando escaneás, el ingreso se guarda en el teléfono al instante y se sincroniza con el servidor cuando la conexión vuelve. La fila no se frena.
Con una salvedad honesta que conviene entender: mientras no hay conexión, cada teléfono conoce lo que él mismo escaneó. Si tenés dos puestos de control y se cae la red, la misma entrada podría pasar por los dos. Para eventos con varios puestos, tener datos móviles de respaldo no es opcional.
6. Eventos de varios días
Si armaste el evento con jornadas, las entradas se validan por día: el sistema chequea que hoy sea un día habilitado para esa entrada y permite un ingreso por día. Si alguien vuelve a pasar el mismo día, lo rechaza; si vuelve al día siguiente y su entrada lo habilita, entra.
Y si intenta entrar un día que no le corresponde, el cartel le dice para qué días es válida, así el que está en la puerta no tiene que buscarlo en ningún lado.
7. Cuánta gente poner en la puerta
Una lectura limpia lleva pocos segundos, pero la fila real no la marca el escáner: la marcan las personas que llegan sin el QR abierto. Una regla práctica que funciona: un puesto de control cada 150 a 200 personas si el ingreso es escalonado, y más si todo el mundo llega a la misma hora, como en un show con horario de banda.
Y sumá siempre una persona más de la que creés que necesitás, sin celular en la mano, para los casos raros.
Checklist de la puerta
- Sesión iniciada y evento seleccionado antes de abrir.
- Cargador portátil por cada teléfono.
- Alguien que pueda resolver a un costado, fuera de la fila.
- Comunicado al público: traé el DNI y tené el QR abierto antes de llegar.
- Un criterio decidido de antemano para el rechazo por entrada ya usada.
Preguntas frecuentes
¿Qué necesito para controlar la entrada de mi evento?
Un celular con cámara y una cuenta habilitada para el control de acceso, con el evento seleccionado antes de que llegue el público. No hace falta comprar lectores ni instalar nada especial: se escanea desde el navegador del teléfono. Lo que sí necesitás es una persona dedicada solo a escanear y otra que pueda resolver los casos raros a un costado, sin frenar la fila.
¿Qué pasa si alguien intenta entrar con una entrada ya usada?
El escáner la rechaza con un cartel rojo que dice que ya fue utilizada, muestra a nombre de quién está y hace cuánto tiempo ingresó. Ese dato es el que resuelve la discusión en la puerta: si el ingreso fue hace dos minutos, alguien pasó la captura del QR; si fue hace dos horas, la persona ya está adentro. Cada intento rechazado queda registrado en el historial del evento.
¿Cómo entra alguien que compró pero no tiene el QR a mano?
Desde la misma pantalla de control se puede buscar la compra por nombre, por correo o por DNI, ver el estado de la entrada y validarla ahí mismo. Por eso conviene pedirle al público que lleve el DNI: es la forma más rápida de resolver a quien se quedó sin batería, borró el mail o compró para otra persona.
¿Se puede controlar el acceso sin internet en la puerta?
Sí. El control de acceso guarda los ingresos en el teléfono apenas escaneás y los sincroniza con el servidor cuando la conexión vuelve, así que la fila no se frena por una caída de señal. La misma entrada escaneada dos veces en ese teléfono se rechaza igual, porque el estado queda marcado localmente. Igual conviene tener datos móviles como respaldo, sobre todo si hay más de un puesto de control.
Controlá la puerta con ENTRÁ
Escáner desde el celular, rechazo de duplicados con el dato de cuándo ingresó, búsqueda por nombre o DNI y registro de todo lo que pasó en la puerta.
Quiero vender con ENTRÁ